使用400電話的用戶都知道，400電話有一項錄音電話功能，該功能可以輕松記錄每一個來訪者的訪問信息，同時，也是領導調查員工工作狀態的重要憑據。除此之外，該功能還可以協助員工更好地發現自己服務中所出現的問題，提供自己的服務態度，當然對于進行市場調查也是有一個很好的幫助，不過它最重要的功能還是捕捉每一個潛在客戶，通過錄音，工作人員可以對未被接通的撥打電話進行回撥，這就避免了潛在客戶因為一時被接通電話而流失。
400電話錄音固然好用，不過，本人在使用400電話的過程中，發現400電話的另一項基本功能--語音信箱業務其經濟實惠程度與方便快捷不減400電話錄音功能，而且它還保證使用者隨時隨地都能暢通無阻的撥通信箱。因為呼叫轉移可把來電轉移到語音信箱，而短消息可轉發到語音信箱內，這樣語音信箱就會顯示有新留言。
全國400電話辦理中心的專業人員介紹，400電話的語音信箱功能是利用通信技術、計算機技術和數據庫技術，通過電話網絡將電話終端與語音信箱系統相連接，為電話用戶提供語音的接收、存貯和提取，或者傳真的存儲轉發以及其它多種服務等業務。這項功能滿足客戶使用個人電話作保密留言的需要。語音信箱業務則可在不能直接通話時進行語音信息的傳遞、存儲和處理，提高電話接通率，有效地調節了工作的疏忙問題。
在此還特別提醒大家：不管是400電話還是其他電話，語音信箱是必須與呼叫轉移和短消息配合使用的。因為只有使用了呼叫轉移才能把來電轉移到您的語音信箱，而只有通過短消息才能通知您語音信箱內有新留言。所以在您打算使用一項功能之前，請保證您已經開通了呼叫轉移功能和語音信箱功能，它們的合作，可以輕松將電話轉化成語音短信發送到您的手機上，讓您隨時隨地了解客服動態。
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